Déclaration de confidentialité

Par Common Wealth, administrateur de régime pour my65+

Chez Common Wealth Pension Services Inc. (Common Wealth), protéger la vie privée de vos renseignements personnels est une priorité fondamentale. Cette déclaration de confidentialité précise notre engagement et régit nos actions en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels aux fins de l’administration du régime d’épargne-retraite. La Common Wealth est soumise à la législation fédérale et provinciale applicable sur la vie privée.

Qu’est-ce que les informations personnelles?

Les renseignements personnels recueillis pour l’administration du régime sont toute information relative à une personne identifiée ou identificable et comprennent le nom, les coordonnées, les renseignements bancaires, les renseignements sur la planification de la retraite, la date de naissance, l’état civil, le sexe, la profession et les renseignements sur les bénéficiaires. D’autres renseignements personnels sont recueillis à des fins de déclaration fiscale, comme le numéro d’assurance sociale (S.I.N.) et le statut de résident.

Comment ma vie privée est-elle protégée?

Common Wealth est responsable des renseignements personnels sous son contrôle aux fins de l’administration du régime d’épargne-retraite et a mis en place des garanties pour mettre en œuvre la politique de confidentialité, notamment :

adopter des politiques et procédures pour protéger les renseignements personnels qu’elle collecte, utilise et divulgue;
fournir de l’information aux membres du régime d’épargne-retraite sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels;
établir des procédures pour répondre aux demandes concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels;
établir des processus pour identifier les violations potentielles de la vie privée et fournir une notification appropriée de toute violation aux personnes concernées;
nommer un agent de la protection de la vie privée pour promouvoir le respect des lois sur la vie privée dans les juridictions où nous opérons, ainsi que des politiques et procédures internes;
la sécurisation de ses locaux et de ses systèmes électroniques;
limitant l’accès aux renseignements personnels des employés sur la base du « besoin de savoir » selon les fonctions de leur entreprise;
former le personnel sur l’importance de protéger les renseignements personnels sous leur contrôle;
Exiger que les tiers qui fournissent des services pour soutenir le régime d’épargne-retraite respectent toutes les lois pertinentes sur la vie privée, protègent adéquatement vos renseignements et limitent leurs activités aux fins pour lesquelles vos renseignements ont été fournis.

Pourquoi des renseignements personnels sont-ils recueillis et à quoi servent-ils?

En tant que membre ou bénéficiaire du régime, Common Wealth recueille vos renseignements personnels et prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que vos renseignements sont recueillis, utilisés et divulgués uniquement dans le but d’administrer le régime d’épargne-retraite. Les renseignements personnels sont principalement recueillis pour administrer vos prestations de retraite, investir vos cotisations, payer vos droits après la retraite et nous permettre de mieux vous servir. Les raisons pour lesquelles nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels incluent les objectifs suivants :

généralement administrant le régime d’épargne-retraite;
effectuer des paiements de droits et autres avantages aux membres, conjoints et bénéficiaires;
recevoir avec précision, enregistrer et valider les contributions reçues soit de votre compte bancaire, soit de votre employeur, selon le cas;
tenir des dossiers appropriés;
vous permettant de sélectionner ou d’acheter certains produits ou services;
communiquer des informations sur le régime d’épargne-retraite;
établir et maintenir des relations avec les membres;
la recherche, le développement, la gestion et l’amélioration de nos services, y compris la réalisation d’enquêtes qui nous fournissent des commentaires sur nos normes de service et nos opérations;
l’analyse de l’expérience des membres à l’aide d’outils d’analyse de données pour résoudre les problèmes;
suivre l’utilisation du site web, l’historique des transactions et les habitudes d’adhésion sous forme agrégée à des fins d’études de marché et/ou de messages personnalisés;
respecter les exigences légales ou réglementaires, y compris les exigences fiscales et la déclaration fiscale; et,
mettre en œuvre des procédures pour enquêter sur des transactions spécifiques ou des schémas de transactions afin de détecter des activités non autorisées ou illégales.

Mes informations personnelles seront-elles partagées?

Le transfert autorisé de renseignements personnels par Common Wealth peut inclure la mise à disposition de certaines informations à des tiers dans le cadre de leur travail de soutien à l’administration du régime d’épargne-retraite. Voici des exemples de tierces parties avec qui nous partageons vos informations personnelles :

Dépositaire – utilisé pour recueillir des contributions et détenir et protéger vos actifs;
ARC – obligée par les lois fiscales à déclarer certains renseignements personnels à l’ARC, comme votre NAS et vos informations fiscales;
Fournisseur de rente – utilisé pour l’achat de produits de rente;
institutions financières pour faciliter le transfert d’actifs et déterminer l’admissibilité au transfert;
Promoteur du régime – lorsque nécessaire pour administrer le régime pour vous (par exemple, instructions de contribution à la paie, statut d’adhésion);
Des courtiers associés à votre régime – utilisés pour soutenir les discussions de retraite et/ou de planification financière avec vous;
Fournisseur de services de conformité – utilisé pour effectuer des opérations de contrôle anti-blanchiment d’argent et anti-financement terroriste conformément aux obligations légales ou réglementaires;
Services d’enquête – l’information peut être divulguée pour réaliser ou administrer des enquêtes liées aux activités d’administration du plan; et,
Représentant légal des membres – les informations peuvent être divulguées à un tuteur légal, un décideur suppléant nommé, une procuration ou une personne autorisée par vous ou par la loi, si nécessaire, pour administrer le régime.

Certains tiers qui fournissent des services au régime peuvent être localisés ou stocker les renseignements personnels nécessaires à ces services, à l’extérieur du Canada. Chaque fois que des informations personnelles sont transférées à un fournisseur de services tiers, nous exigeons qu’ils respectent toutes les lois pertinentes sur la vie privée, protègent adéquatement vos renseignements et limitent leur utilisation uniquement aux usages requis pour le service.

Combien de temps allez-vous garder mes informations personnelles?

Common Wealth utilise ou divulgue vos renseignements personnels uniquement aux fins décrites ci-dessus et, compte tenu de la nature à long terme de l’accumulation et du versement de la retraite, conserve ces informations pour une période prolongée, mais seulement aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de l’objectif décrit dans la Politique de confidentialité.

Le consentement est-il nécessaire pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de mes renseignements personnels?

S’inscrire à une Common Wealth implique de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels. Votre consentement peut être retiré pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Sans votre consentement, il se peut que vous ne puissiez plus recevoir certains services et produits du régime et vous pourriez déclencher un retrait du régime. Notifiez par écrit notre responsable de la protection de la vie privée si vous souhaitez retirer votre consentement.

Common Wealth vous demandera votre consentement expresse avant que vos informations personnelles ne soient utilisées ou divulguées à des fins autres que celles décrites dans cette politique de confidentialité.

Comment puis-je accéder ou corriger mes informations personnelles?

Common Wealth fera tous les efforts raisonnables pour garder vos renseignements personnels exacts, complets et à jour. Cependant, nous comptons sur vous pour fournir des informations exactes et mettre à jour vos renseignements personnels en cas de changement. Vous pouvez corriger des renseignements personnels dans le compte en ligne de votre régime.

Sur demande, vous serez informé de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également demander l’accès à vos renseignements personnels à tout moment et contester leur exactitude. Cependant, dans certaines situations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’accéder à toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Par exemple, l’information peut contenir des détails sur d’autres individus, ou il peut y avoir des raisons légales pour lesquelles l’information est limitée ou retenue. Si tel est le cas, nous vous informerons de ces raisons lors de votre réponse à votre demande.

Demandes ou plaintes

Toute question concernant la politique de confidentialité de Common Wealth peut être adressée à :

Attention : Agent de la protection de la vie privée
Services de pension Commonwealth Inc.
77, rue King Ouest, Suite 2130
Toronto, ON, M5K 1E7
Courriel :